Ξεκίνα με το Stockaro

1Εγγραφή και δοκιμή

Πάτα «Εγγραφή» στο stockaro.gr και φτιάξε λογαριασμό με το email σου.

Κάθε νέος λογαριασμός έχει 14 ημέρες δοκιμή του Business, με όλες τις λειτουργίες και χωρίς κάρτα. Αν δεν συνεχίσεις, δεν χρεώνεσαι τίποτα. Τα δεδομένα σου μένουν.

Στα αριστερά βλέπεις το μενού: Επισκόπηση, Προϊόντα, Απόθεμα, Παραγγελίες, Προμηθευτές, Αναφορές, Προσωπικό, Ρυθμίσεις.

2Σύνδεση με το WooCommerce

Πήγαινε Ρυθμίσεις, Συνδέσεις, WooCommerce και πάτα «Σύνδεση e-shop». Γράψε τη διεύθυνση του e-shop (με https) και διάλεξε έναν από τους δύο τρόπους:

• WooCommerce REST API. Φτιάχνεις κλειδιά στο WordPress, στο WooCommerce, Ρυθμίσεις, Για προχωρημένους, REST API, με δικαίωμα ανάγνωσης και εγγραφής, και τα αντιγράφεις εδώ.
• Πρόσθετο Stockaro Connect. Εγκαθιστάς το δωρεάν πρόσθετο στο WordPress και αντιγράφεις τον «Κωδικό σύνδεσης plugin» που σου δείχνει. Για να έρθουν και τα μεγέθη και τα χρώματα, κράτα το πρόσθετο στην τελευταία του έκδοση.

Μετά τη σύνδεση, κάθε αλλαγή αποθέματος στο Stockaro πηγαίνει στο e-shop, και κάθε παραγγελία του e-shop αφαιρεί από το Stockaro. Τον έλεγχο τον κάνει το Stockaro κάθε λεπτό. Στο ίδιο σημείο βλέπεις «Τι ήρθε από το e-shop» και μπορείς να πατήσεις «Συγχρόνισε τώρα».

3Εισαγωγή προϊόντων, μεγέθη και χρώματα

Στο ίδιο σημείο, κάτω από τη σύνδεση, πάτα «Φέρε τα προϊόντα». Πρώτα βλέπεις τι θα γίνει: πόσα είναι νέα, πόσα θα συνδεθούν με ίδιο SKU και πόσα είναι ήδη συνδεδεμένα. Το απόθεμα δεν αλλάζει σε αυτό το βήμα. Μετά πατάς εισαγωγή. Χιλιάδες προϊόντα μπαίνουν με μία φορά.

Μεγέθη και χρώματα. Κάθε παραλλαγή του e-shop, για παράδειγμα «Φόρεμα, M, Μαύρο», γίνεται χωριστό προϊόν στο Stockaro, με δικό της κωδικό, barcode και απόθεμα. Όταν πουλάς ένα M Μαύρο, αλλάζει μόνο αυτό.

Μία εξαίρεση: αν στο WooCommerce το απόθεμα μετριέται στο γονικό προϊόν, ένα νούμερο για όλα τα μεγέθη, αυτές οι παραλλαγές δεν εισάγονται. Η προεπισκόπηση σου λέει πόσα είναι. Για να μπουν, όρισε στο WooCommerce απόθεμα σε κάθε παραλλαγή.

Χωρίς e-shop, ή για προϊόντα που δεν είναι στο e-shop, χρησιμοποίησε την «Εισαγωγή CSV» στα Προϊόντα ή το «Νέο προϊόν», όπου φτιάχνεις και μεγέθη και χρώματα.

4Σάρωση barcode

Δεν χρειάζεσαι ειδικό εξοπλισμό. Διάλεξε ό,τι σε βολεύει:

• Υπολογιστής με USB σαρωτή. Οποιοσδήποτε απλός σαρωτής που συνδέεται με USB. Κάνε κλικ στην αναζήτηση και σκάναρε. Το προϊόν βρίσκεται αμέσως.
• Κινητό ή tablet από τον browser. Πάτα το κουμπί σάρωσης πάνω, δίπλα στην αναζήτηση, και στόχευσε το barcode με την κάμερα.
• Εφαρμογή Android. Η εφαρμογή Stockaro σκανάρει με την κάμερα και δουλεύει και χωρίς internet. Οι αλλαγές στέλνονται μόλις ξαναβρεί σύνδεση.

5Παραλαβή

Πήγαινε Απόθεμα, Παραλαβή. Σκάναρε κάθε είδος και γράψε την ποσότητα που ήρθε. Όταν τελειώσεις, καταχώρησε την παραλαβή. Το απόθεμα ανεβαίνει και το e-shop ενημερώνεται.

Αν σκανάρεις barcode που δεν υπάρχει, το Stockaro σε ρωτά αν θέλεις να το συνδέσεις με υπάρχον προϊόν ή να φτιάξεις νέο.

6Απογραφή

Πήγαινε Απόθεμα, Απογραφή και πάτα «Νέα απογραφή». Διάλεξε τι θα μετρήσεις: όλα, μία κατηγορία, έναν προμηθευτή ή μόνο όσα σκανάρεις.

Σκάναρε και μέτρα. Για κάθε προϊόν βλέπεις τι λέει το σύστημα, τι μέτρησες και τη διαφορά. Τίποτα δεν αλλάζει στο απόθεμα πριν την καταχώρηση. Αν σταματήσεις στη μέση, η απογραφή μένει πρόχειρη και τη συνεχίζεις αργότερα από τον ίδιο υπολογιστή.

7Πωλήσεις του καταστήματος

Στην εφαρμογή Android άνοιξε τη Σάρωση και, πάνω στην κάμερα, βάλε «Λειτουργία: Πώληση». Σκάναρε το προϊόν που πούλησες και πάτα «−1 και αποθήκευση». Για περισσότερα τεμάχια, πάτα «Ακριβής ποσότητα». Το απόθεμα μειώνεται αμέσως και το e-shop ενημερώνεται, ώστε να μην πουληθεί online κάτι που έφυγε από το κατάστημα.

Τις αποδείξεις τις κόβεις όπως σήμερα, από την ταμειακή ή το πρόγραμμά σου. Αν θέλεις να κόβεις απόδειξη από το Stockaro, χρειάζεται δικός σου λογαριασμός στη Wrapp, τον πάροχο παραστατικών. Μίλησε μαζί μας πριν το στήσεις.

8XML προμηθευτών Business

Αν οι προμηθευτές σου δίνουν αρχείο XML με το απόθεμά τους, το Stockaro το διαβάζει μόνο του κάθε ώρα.

1. Πήγαινε Προμηθευτές, XML προμηθευτών και πάτα «Νέο XML».
2. Γράψε τη διεύθυνση του XML και πάτα «Διάβασε το XML».
3. Στο «Ποιο πεδίο είναι τι» διάλεξε ποιο πεδίο είναι ο κωδικός (EAN, SKU ή κωδικός προμηθευτή) και ποιο η ποσότητα. Αν ο προμηθευτής γράφει κείμενο αντί για ποσότητα, π.χ. «Άμεσα διαθέσιμο», γράψε τις λέξεις που σημαίνουν ότι το έχει.
4. Δες την «Προεπισκόπηση» και πάτα «Αποθήκευση και εφαρμογή».
5. Στις «Γραμμές χωρίς προϊόν» διάλεξε το προϊόν σου για όσα δεν ταίριαξαν μόνα τους. Η επιλογή σου μένει και στις επόμενες ενημερώσεις.

Το απόθεμα του προμηθευτή μένει χωριστό από το δικό σου. Παραλαβές, απογραφές και πωλήσεις αλλάζουν μόνο το απόθεμα του καταστήματος. Το XML δεν το αγγίζει ποτέ.

Πώληση από το απόθεμα του προμηθευτή. Στην ίδια σελίδα υπάρχει ο διακόπτης «Το e-shop πουλά και ό,τι έχει ο προμηθευτής». Στην αρχή είναι κλειστός.

• Κλειστός: όταν τελειώσει ένα προϊόν στο κατάστημα, στο e-shop φαίνεται εξαντλημένο, ακόμα κι αν το έχει ο προμηθευτής.
• Ανοιχτός: όταν τελειώσει στο κατάστημα αλλά το έχει ο προμηθευτής, το e-shop δέχεται παραγγελία «κατόπιν παραγγελίας». Εσύ το φέρνεις από τον προμηθευτή και το στέλνεις.

Αν το XML δεν διαβάζεται ή έρχεται μισό, το Stockaro δεν αλλάζει τίποτα και κρατά την προηγούμενη εικόνα.

Παραγγελίες e-shop και έλεγχος συσκευασίας Pro

Στις Παραγγελίες βλέπεις τις παραγγελίες του e-shop με την κατάστασή τους, όπως είναι στο WooCommerce: σε επεξεργασία, αναμονή πληρωμής, ολοκληρωμένες. Ψάχνεις με αριθμό, πελάτη ή SKU.

Πάτα τον αριθμό μιας παραγγελίας για τον έλεγχο συσκευασίας. Σκάναρε κάθε είδος που βάζεις στο δέμα και τσεκάρεται η γραμμή του. Αν σκανάρεις κάτι που δεν είναι στην παραγγελία, το βλέπεις αμέσως, πριν κλείσεις το δέμα.

Αν σκανάρεις ένα προϊόν στην αναζήτηση, βλέπεις ποιες παραγγελίες το έχουν.

Παρτίδες και λήξεις

Για είδη με ημερομηνία λήξης, όπως καλλυντικά ή τρόφιμα, γράφεις παρτίδα και λήξη στην Παραλαβή. Στο Απόθεμα, Παρτίδες και λήξεις βλέπεις κάθε παρτίδα, με πρώτα αυτή που λήγει νωρίτερα. Στην απογραφή, τα είδη με παρτίδες μετριούνται ανά παρτίδα.

Ετικέτες barcode

Για προϊόντα χωρίς barcode, τυπώνεις δικές σου ετικέτες σε αυτοκόλλητα φύλλα A4. Στα Προϊόντα, διάλεξε ένα ή περισσότερα και πάτα «Ετικέτες». Επιλέγεις πόσα αντίτυπα θέλεις, τι γράφει η ετικέτα και από ποια θέση του φύλλου ξεκινά, για να γεμίσεις και μισοχρησιμοποιημένο φύλλο.

Στην εκτύπωση διάλεξε κλίμακα 100%, όχι «Προσαρμογή στη σελίδα», και χωρίς περιθώρια.

Τι να παραγγείλω και παραγγελίες σε προμηθευτές

Στους Προμηθευτές, το «Τι να παραγγείλω» δείχνει ό,τι έπεσε κάτω από το «Όριο προϊόντος», χωρισμένο ανά προμηθευτή. Το όριο το βάζεις σε κάθε προϊόν, ή σε πολλά μαζί: διαλέγεις στα Προϊόντα και πατάς «Όριο».

1. Φτιάχνεις παραγγελία για τον προμηθευτή. Παίρνει αριθμό, π.χ. ΠΠ-0001. Αλλάζεις ποσότητες, προσθέτεις προϊόντα και σημείωση.
2. Τη στέλνεις εσύ, με email, WhatsApp ή PDF. Το Stockaro τη σημειώνει ως σταλμένη.
3. Όταν έρθει το εμπόρευμα, πατάς «Παρέλαβα». Η Παραλαβή ανοίγει γεμάτη με τα προϊόντα της παραγγελίας.

Το απόθεμα αλλάζει μόνο όταν καταχωρήσεις την παραλαβή, με ό,τι ήρθε πραγματικά. Στα «Στοιχεία συνεργατών» κρατάς email, τηλέφωνο και όρους κάθε προμηθευτή.

Προσωπικό Business

Στο Προσωπικό στέλνεις πρόσκληση με το email του συνεργάτη. Μπαίνει με δικό του λογαριασμό και δουλεύει στο ίδιο απόθεμα, από τον υπολογιστή ή το κινητό του.

Για κάθε άτομο διαλέγεις τι επιτρέπεται: αν βλέπει το κόστος, αν αλλάζει τιμές και διαγράφει προϊόντα, ή αν έχει μόνο προβολή αποθέματος. Συνδέσεις, συνδρομή και ρυθμίσεις μένουν πάντα στον ιδιοκτήτη. Αφαιρείς την πρόσβαση με ένα κλικ.

Αναφορές Pro

Στις Αναφορές, για την περίοδο που διαλέγεις:

• Τζίρος και μικτό κέρδος, από τις πωλήσεις που καταγράφηκαν. Υπολογίζονται με τη σημερινή τιμή και το κόστος του προϊόντος.
• Ανάλυση ABC: τα λίγα προϊόντα που φέρνουν τον περισσότερο τζίρο, για να μην τα αφήσεις να τελειώσουν.
• Δεν κινούνται και νεκρό απόθεμα: ό,τι έχει απόθεμα και καμία πώληση για 90 ημέρες ή περισσότερο, με την αξία που είναι δεμένη εκεί.

Από το Pro και πάνω κατεβάζεις επίσης λίστες σε CSV και το έγγραφο της απογραφής σε PDF.

Ειδοποιήσεις με email

Στις Ρυθμίσεις, Ειδοποιήσεις:

• Εβδομαδιαία αναφορά κάθε Δευτέρα στις 7:30: απόθεμα και αξία, τι τελειώνει, τι λήγει και οι κινήσεις της εβδομάδας.
• Ειδοποίηση όταν κάτι εξαντλείται ή λήγει, το πολύ μία φορά την ημέρα, στις 8:00, και μόνο όταν κάτι αλλάξει.

Είναι ανοιχτές από την αρχή. Τις κλείνεις ή αλλάζεις το email από το ίδιο σημείο.

Περισσότερα e-shops Business

Στο Business συνδέεις έως 5 e-shops WooCommerce. Στις Ρυθμίσεις, Συνδέσεις, WooCommerce πάτα «Πρόσθεσε ως επιπλέον e-shop». Όλα πουλάνε από το ίδιο απόθεμα: μια πώληση σε ένα e-shop αφαιρεί και από τα άλλα.

Skroutz

Το δωρεάν πρόσθετο Stockaro Connect για WordPress φτιάχνει το Skroutz XML από τον κατάλογο του WooCommerce, μαζί με μεγέθη και χρώματα. Κρατά επίσης απόθεμα για τις παραγγελίες του Skroutz Marketplace, ώστε να μην πουληθεί το ίδιο τεμάχιο δύο φορές. Δουλεύει σε όλα τα πακέτα.

Οδηγίες βήμα βήμα θα βρεις στη σελίδα Skroutz XML και παραγγελίες.

Τι έχει κάθε πακέτο

Pro 9,90 € τον μήνα ή 99 € τον χρόνο. Business 19 € τον μήνα ή 190 € τον χρόνο. Τιμές με ΦΠΑ. Κάθε νέος λογαριασμός ξεκινά με 14 ημέρες δοκιμή του Business, χωρίς κάρτα.

Βοήθεια

Αν κολλήσεις κάπου, πάρε μας τηλέφωνο ή στείλε email. Σε βοηθάμε στο στήσιμο χωρίς χρέωση.

Απαντάμε Δευτέρα έως Παρασκευή, 10:00 έως 18:00. Για κάθε προϊόν φαίνεται το ιστορικό του στο Απόθεμα, Ιστορικό: ποια κίνηση έγινε, από πού και πότε. Αν δεις λάθος ποσότητα, ξεκίνα από εκεί.